グローバルチームで成果を出しながら、日本のコミュニケーション文化にも配慮した会議の進め方
TLDR 会議は仕事の中で大きな時間を占めています。しかし、その時間のかなりの部分が十分に活用されていないのが現実です。この記事では、会議でよくある問題のほとんど——場合によってはすべて——に対応できる、3つのファシリテーションの鍵とシンプルな進め方をご紹介します。これらを実践することで、あなた自身も同僚の皆さんも、ストレスを減らし、より着実に前進できるようになるでしょう。
みなさんが会議で一番ストレスを感じるのはどんなことでしょうか。
会議が多すぎる？
話が脱線してしまう？
なかなか意思決定ができない？
一部の人ばかりが話している？
それとも、誰も発言しない？
もし心当たりがあるなら、ご安心ください。
この記事では、そうした会議の悩みの多くを解決するためのファシリテーションの考え方と実践テクニックを、ミニ講座形式でご紹介します。
この記事でお伝えする内容はこちらです。
- 多くの人が議題作成でやってしまう失敗と、それが会議の時間をムダにしてしまう理由
- 参加人数に関係なく、効果的な会議に必要な6つの役割
- 日本の職場でも「違う意見」を安心して言える場をつくる方法
- 合意形成を難しくしてしまう、たった一つのよくあるミスとその防ぎ方
私がファシリテーション研修を行う際には、まず参加者のみなさんに「会議でよくある問題」を挙げてもらいます。
すると、ほんの数分で40個近くの課題が出てくることも珍しくありません。
この先を読み進める前に、ぜひ少しだけ時間を取って、ご自身の会議で感じている問題を書き出してみてください。
そのあとで、下のリストと見比べてみましょう。
会議でよくある40の問題
- 議題が明確でない
- 会議の目的がはっきりしていない
- 開始時間に始まらない
- 終了時間を過ぎても終わらない
- 本来もっと短くできたはず
- 適切な参加者が集まっていない
- 必要な人が参加していない
- 参加者が多すぎる
- 一人だけが話し続ける
- 発言しない人がいる
- お互いの話にかぶせて話してしまう
- 横で別の会話が始まる
- 誰かが勝手に議題を乗っ取る
- 話が完全に脱線する
- 誰も意思決定しない
- 毎回同じ議論を繰り返している
- 決まったことが実行されない
- 次のアクションが明確でない
- 誰が何を担当するのか分からない
- 会議後のフォローアップがない
- メールで済んだはずの内容だった
- リアルタイムで共有する必要のない進捗報告ばかり
- 発表者がスライドを読み上げるだけ
- スライドが見づらい、読みにくい
- 技術トラブルで最初の10分が無駄になる
- 遅れて参加する人がいる
- 途中で退出する人がいる
- スマートフォンが机の上に置かれている
- パソコンは開いているが意識は別のところにある
- 会議中に別の作業をしている人がいる
- HiPPO効果（最も立場の高い人の意見が優先される）
- 誰も問題のあるアイデアに異議を唱えない
- みんなが簡単に同意してしまう（集団思考）
- 本当の議論は会議後に行われる
- 議事録が送られてこない
- 議事録が3週間後に届く
- 議事録が実際の合意内容を反映していない
- 別の会議の準備のための会議
- 前回の会議を振り返るための会議
- 疲れ切っていて建設的に参加できない
いくつ当てはまりましたか？
非効率な会議がもたらすコスト
2024年にAsanaが実施した調査によると、日本のビジネスパーソンは、生産性の低い会議によって週平均8.3時間を失っているそうです。これは毎週、丸1営業日以上に相当します。
そして、その影響は単に時間の損失だけではありません。その時間に参加している人たちのフラストレーションやストレスを考えると、そのコストはさらに大きいと言えるでしょう。
対面でもオンラインでも、今は簡単に会議を設定できるようになりました。その結果、「本当に参加者全員の時間を有効に使えているか」を十分に検討しないまま会議が増えてしまっているように感じます。
では、その状況を変えるために、まずはひとつ重要な質問から始めましょう。
ファシリテーターはいますか？
「facilitate（ファシリテートする）」という言葉は、ラテン語の facilis（簡単な、容易な）に由来しています。ファシリテーターの役割は、参加者が会議の目的を達成しやすくすることです。
以下では、会議でよくある問題に対処するための3つのファシリテーションの鍵、Goals（目的）、Roles（役割）、Ways（進め方）をご紹介します。これらは、対面でもオンラインでも、少人数でも大人数でも、そして英語での会議でも活用できます。
ファシリテーションの鍵①：Goals（目的）
最初の鍵は、会議の目的を明確にすることです。
「でもヘレン、私たちは事前にメールで議題を共有しているので、目的は明確ですよ」
そう思われるかもしれません。でも、本当にそうでしょうか？
よくある会議の議題例
月例会議（木曜日 14:00〜15:00）
議題
- 開会のあいさつ
- 各メンバーからの近況報告
- 商品プロモーション
- 進行中プロジェクトの議論
- その他
- 閉会
最近参加した会議の議題を思い浮かべてみてください。そこには会議の目的が明記されていましたか？それとも、この例のように、単に話し合うトピックが並んでいるだけだったでしょうか。
目的が明記されていないと（ヒント：少なくとも動詞が必要です）、参加者それぞれが会議の目的を異なる形で解釈してしまう可能性があります。
例えば、議題に「商品プロモーション」とだけ書かれていた場合、参加者は次のようにさまざまな解釈をするかもしれません。
- 商品プロモーションの計画を共有すること？
- 商品プロモーションに関する課題を洗い出すこと？
- プロモーションに必要なリソースが十分か確認すること？
- プロモーションのアイデアについて合意すること？
- プロモーションのアイデアを10個出すこと？
参加者によって目的の解釈が異なると、議論は簡単に方向性を失ってしまいます。そして、お互いにフラストレーションを感じる原因にもなります。
これは、曖昧な表現が受け入れられやすい日本のハイコンテクストなコミュニケーション文化では特に起こりがちです。
皆さんも経験があるのではないでしょうか。全員の認識をそろえるためには、会議の目的を明確にすることが大切です。
例えば、「商品プロモーション」とだけ書くのではなく、「商品プロモーションのアイデアを3〜5案出し、金曜日に経営陣へ提案する」というように、具体的にするとよいでしょう。
さて、これで会議の目的は明確になりました。
ファシリテーションの鍵②：Roles（役割）
皆さんは会議でどのような役割を担っていますか？また、会議の参加者全員が、自分の役割と、会議の目的達成に向けてどのように貢献すればよいかを理解しているでしょうか。
多くの会議では、次の6つの役割があると効果的です。
- ファシリテーター（Facilitator）
参加者が会議の目的を達成できるよう支援する役割です。先ほどお話ししたように、会議を「進めやすくする」ことが役割です。 - 記録係（Note Taker）
参加者全員が合意事項を確認できるよう、メモや議事録を作成します。最近ではAI議事録ツールを活用するケースも増えていますが、内容を確認し、参加者へ共有する責任を持つ担当者は必要です。 - タイムキーパー（Timekeeper）
会議時間を効率的に使い、予定どおりに終了できるようサポートします。 - 貢献者（Contributor）
会議の目的達成に向けて、情報やアイデア、意見を提供します。通常、参加者全員がこの役割を担っています。 - 意思決定者（Decision Maker）
会議の中で意思決定を行う役割です。 - チャレンジャー（Challenger）
参加者が異なる視点から物事を検討できるよう、質問や提案を行います。英語では「Devil’s Advocate（あえて反対意見を述べる役割）」と呼ばれることもあります。
最終的な意思決定者が会議に参加していないことはありませんか？そのような場合でも、会議の中で何らかの意思決定を行う必要はあるはずです。（もし意思決定がまったく必要ないのであれば、本当に会議は必要でしょうか。メールでの情報共有で済ませれば、全員の時間を節約できるかもしれません。）
会議に明確な意思決定者がいない場合、意思決定は参加者全員の役割の一部になります。その場合は、どのように意思決定を行うのかを事前に合意しておくことが重要です。この点については、後ほど詳しくご紹介します。
会議の中には、自然とチャレンジャー役を担う人がいることもあります。過去に「いつも反対意見を言う」「細かいところを指摘する」と感じて、少し扱いづらいと思ったことがあるかもしれません。
しかし、日本ではチャレンジャーの存在が特に重要です。なぜなら、日本の職場では調和を重視し、対立を避け、異なる意見を言うことをためらう傾向があるからです。
とはいえ、意見を言わないことで重要な情報や視点が見落とされてしまうこともあります。その代表的な例としてよく知られているのが、Kodakです。Kodak は世界初のデジタルカメラを開発しましたが、利益の大きいフィルム事業を守るために、その技術を事業化しませんでした。その判断に社内で十分な異論が唱えられず、結果として世界トップのカメラメーカーだった同社は衰退していきました。
もし自然なチャレンジャーがいない場合や、特定の人にその役割を割り当てることに抵抗がある場合は、参加者全員に「チャレンジャーマインド」を持ってもらう方法もあります。より良い結果を得るために、さまざまな視点から考える姿勢を促すのです。
ファシリテーターとして、会議の冒頭で6つの役割を誰が担うのかを確認しておきましょう。参加者が6人未満の場合は、1人が複数の役割を担当しても問題ありません。ただし、全員が少なくとも1つの役割を持つようにしてください。もし役割がないのであれば、その人はなぜその会議に参加しているのでしょうか。
ファシリテーションの鍵③：Ways（進め方）
会議の目的や参加者それぞれの役割を明確にしても、会議の進め方について参加者の認識がそろっていなければ、議論は簡単に脱線してしまいます。ファシリテーターの重要な役割のひとつは、会議の中でどのように物事を進めていくのかについて、参加者の認識を合わせることです。
ここでは、そのための「進め方」の例を3つご紹介します。
時間配分
日本で、予定時間をオーバーした会議に参加したことはありませんか？あるいは、ひとつの話題に多くの時間を使ってしまい、本当に重要な議題にたどり着けなかった経験はないでしょうか。
会議の各項目にどの程度の時間を使うのかをあらかじめ共有し、参加者の合意を得ておくことで、会議の目的を達成しやすくなり、無用なフラストレーションも減らすことができます。
もちろん、実際に話し合ってみると、予定より多くの時間が必要な議題が出てくることもあるでしょう。そのような場合には、時間配分を変更することについて参加者の合意を得ながら、会議全体が目的に向かって進むよう調整するのがファシリテーターの役割です。この点については、後ほど詳しくご紹介します。
ブレインストーミング
ブレインストーミングは、アイデア出しや課題解決のために会議でよく行われる活動です。皆さんは、「ブレインストーミング」と聞いてどのような進め方を思い浮かべるでしょうか。
実は、ブレインストーミングにはさまざまな方法があります。例えば、参加者が次のような形でアイデアを出すことができます。
- 順番にアイデアを発表する
- 思いついた人から自由に発言する（「ポップコーン方式」と呼ばれることもあります）
- ペアになってアイデアを出し、その後全体で共有する
- 小グループに分かれ、フリップチャートやホワイトボードにアイデアを書き出す
- まずは静かに付箋にアイデアを書き出し、その後壁に貼り出して共有する（オンライン会議であればチャットを活用する方法もあります）
どの方法が最適かは、会議の目的や参加者によって異なります。まずは進め方を提案し、参加者の合意を得てから始めることで、全員が集中しやすくなり、より効率的に成果を出せるようになります。
意思決定
会議に意思決定者がいない場合は、どのように意思決定を行うのかを事前に合意しておく必要があります。
全員の合意によって決定するのでしょうか。それとも、多数決で決定するのでしょうか。
例えば、こんな場面を想像してみてください。長い会議も終盤に差しかかり、ある行動方針を決めなければなりません。7人の参加者のうち、5人が案Aに賛成し、2人が案Bに賛成しました。
もし会議の冒頭で、「多数決で決定する」と全員が合意していたのであれば、案Bに投票した2人も、その結果を受け入れやすいでしょう。
しかし、事前に決めていなかった場合はどうでしょうか。そこで意見の対立が生じ、余計な時間を費やしたり、フラストレーションが高まったりする可能性があります。
ここまで読んでいただくと、Goals（目的）、Roles（役割）、Ways（進め方）を明確にすることで、どれだけ多くの混乱やストレス、そして時間のムダを防げるかがお分かりいただけるのではないでしょうか。
小さな合意を積み重ねる：Propose（提案）・Clarify（明確化）・Confirm（確認）
とはいえ、Goals（目的）、Roles（役割）、Ways（進め方）を明確にしただけでは、うまくいかないこともあります。
そこで大切になるのが、小さな合意を積み重ねながら進めることです。単に「これが目的です」「これが役割です」「この方法で進めます」と伝えるだけでは十分ではありません。
ロッククライマーを想像してみてください。クライマーは安全のために、ピトンと呼ばれる金具を岩に打ち込みながら登っていきます。そして、もし足を滑らせても、一気に下まで落ちることはありません。ピトンが支えとなり、体勢を立て直して再び登り続けることができます。
会議でも同じです。途中で議論が脱線したり、認識にずれが生じたりしても、あらかじめ小さな合意を積み重ねておけば、その合意に立ち返りながら素早く方向性を修正できます。
そこで活用できるのが、Goals（目的）、Roles（役割）、Ways（進め方）について合意を形成するための、次の3つのシンプルなステップです。
Propose（提案）
例えば、次のように提案します。「まず25分間でアイデア出しを行い、その後15分で上位3案に絞り込み、最後の10分で合意事項と次のステップを確認したいと思います。」
Clarify（明確化）
参加者全員の認識がそろっていることを確認します。「この進め方について質問はありますか？」「他に提案はありますか？」
Confirm（確認）
会議室や画面越しの参加者の様子を見ながら、合意が取れていることを確認します。必要であれば、次のように合意内容を要約するとよいでしょう。「それでは、25分でアイデア出し、15分で絞り込み、最後の10分で確認を行うということで進めます。」
これで、岩にピトンを打ち込んだ状態になります。進め方について合意ができたので、途中で議論が白熱したり脱線したりしても、確認した内容に立ち返り、そこから会議を前に進めることができます。
また、議題や時間配分をホワイトボードやオンライン会議のチャットに表示しておくと、参加者全員が共通認識を保ちやすくなり、特に効果的です。
40の会議の問題を解決する
では、この記事の冒頭で作成した「会議の問題リスト」をもう一度見てみましょう。それぞれの問題の横に、どのファシリテーションの鍵（Facilitation Key）が解決に役立つかを書き込んでみてください。場合によっては、1つではなく複数の鍵が当てはまることもあります。
参考までに、先ほどご紹介した40の問題について、どのファシリテーションの鍵が有効かをまとめた一覧をご用意しました。
40の会議の問題と、それを解決するファシリテーションの鍵
- 議題が明確でない → Ways（進め方）
- 会議の目的がはっきりしていない → Goals（目的）
- 開始時間に始まらない → Ways（進め方）
- 終了時間を過ぎても終わらない → Ways（進め方）
- 本来もっと短くできたはず → Ways（進め方）
- 適切な参加者が集まっていない → Goals（目的）／Roles（役割）
- 必要な人が参加していない → Goals（目的）／Roles（役割）
- 参加者が多すぎる → Goals（目的）／Roles（役割）
- 一人だけが話し続ける → Ways（進め方）
- 発言しない人がいる → Ways（進め方）
- お互いの話にかぶせて話してしまう → Ways（進め方）
- 横で別の会話が始まる → Ways（進め方）
- 誰かが勝手に議題を乗っ取る → Roles（役割）／Ways（進め方）
- 話が完全に脱線する → Ways（進め方）
- 誰も意思決定しない → Roles（役割）／Ways（進め方）
- 毎回同じ議論を繰り返している → Ways（進め方）
- 決まったことが実行されない → Ways（進め方）
- 次のアクションが明確でない → Ways（進め方）
- 誰が何を担当するのか分からない → Roles（役割）／Ways（進め方）
- 会議後のフォローアップがない → Roles（役割）／Ways（進め方）
- メールで済んだはずの内容だった → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- リアルタイムで共有する必要のない進捗報告ばかり → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- 発表者がスライドを読み上げるだけ → Ways（進め方）
- スライドが見づらい、読みにくい → Ways（進め方）
- 技術トラブルで最初の10分が無駄になる → Ways（進め方）
- 遅れて参加する人がいる → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- 途中で退出する人がいる → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- スマートフォンが机の上に置かれている → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- パソコンは開いているが意識は別のところにある → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- 会議中に別の作業をしている人がいる → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- HiPPO効果（最も立場の高い人の意見が優先される） → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- 誰も問題のあるアイデアに異議を唱えない → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- みんなが簡単に同意してしまう（集団思考） → Roles（役割）／Ways（進め方）
- 本当の議論は会議後に行われる → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
- 議事録が送られてこない → Roles（役割）／Ways（進め方）
- 議事録が3週間後に届く → Roles（役割）／Ways（進め方）
- 議事録が実際の合意内容を反映していない → Roles（役割）／Ways（進め方）
- 別の会議の準備のための会議 → Goals（目的）／Roles（役割）
- 前回の会議を振り返るための会議 → Goals（目的）／Roles（役割）
- 疲れ切っていて建設的に参加できない → Goals（目的）／Roles（役割）／Ways（進め方）
ご紹介した内容は盛りだくさんでしたので、まずは皆さんが会議で最も困っている問題をひとつ選び、それに対応する手法を試してみてください。実際にやってみて、いかがでしたか？もしこの記事で取り上げていない会議の課題がある場合や、ご紹介した手法がうまく機能しなかった場合は、ぜひメッセージをお送りください。一緒に解決策を考えてみましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
それでは、ステキで楽しい一日を！
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よくある質問
効果的な会議を進めるための3つの鍵とは何ですか？
3つのファシリテーションの鍵とは、Goals（目的）、Roles（役割）、Ways（進め方）です。Goals（目的）とは、会議のテーマを挙げるだけでなく、その会議で何を達成したいのかを明確にすることです。Roles（役割）とは、参加者全員が、自分がどのように会議に貢献するのかを理解している状態を指します。会議でよく見られる役割として、ファシリテーター、記録係、タイムキーパー、貢献者、意思決定者、チャレンジャーの6つがあります。Ways（進め方）とは、会議の中でどのように物事を進めるかについて合意することです。例えば、時間配分、ブレインストーミングの方法、意思決定の進め方などが含まれます。.
議題があるのに、なぜ会議は脱線してしまうのですか？
多くの議題には、目的ではなく議題しか書かれていません。例えば、「商品プロモーション」とだけ書かれていた場合、それが計画の共有なのか、アイデア出しなのか、必要なリソースの確認なのかによって、参加者の理解は変わります。参加者ごとに目的の解釈が異なると、議論は簡単に脱線してしまいます。こうした認識のずれは、会議がうまく進まない大きな原因のひとつです。
チャレンジャーとはどのような役割ですか？ なぜ日本で重要なのでしょうか？
チャレンジャーは、質問や異なる視点を提示することで、参加者が見落としている可能性のある情報や考え方に気づけるよう支援する役割です。英語では「Devil’s Advocate（あえて反対意見を述べる役割）」と呼ばれることもあります。この役割は、調和を重視し、対立を避ける傾向が強い日本では特に重要です。異なる意見が表に出にくい環境では、重要な情報や視点が共有されないまま意思決定が行われることがあるからです。
会議で合意事項を確実に定着させるにはどうすればよいですか？
Propose（提案）、Clarify（明確化）、Confirm（確認）という3つのステップを活用しましょう。まず、単に「これについて話し合いましょう」と言うのではなく、具体的な進め方を提案します。次に、質問や別の提案を受け付けながら認識をすり合わせます。最後に、全員の合意が得られていることを確認します。こうした小さな合意は、ロッククライマーが打ち込むピトンのような役割を果たします。後から議論が脱線しても、最後に確認した合意点に戻ることで、再び前に進みやすくなります。
会議の意思決定は、全員合意と多数決のどちらがよいのでしょうか？
どちらの方法でも構いません。大切なのは、意思決定が必要になる前に、どの方法を使うかを参加者全員で合意しておくことです。例えば、ある案に5人が賛成し、別の案に2人が賛成した場合でも、事前に「多数決で決定する」と合意していれば、結果を受け入れてもらいやすくなります。
この記事は、岩田ヘレン著『英語の仕事術（Eigo no Shigoto-jutsu）』出版10周年を記念した5回シリーズの第3回です。シリーズの全記事はこちら：